مراحل پیاده سازی هوش تجاری

پیاده سازی هوش تجاری و تجزیه و تحلیل آن برای فهم صحیحی از هزینه‌های جذب مشتری، میزان تقاضا و خرید مشتریان و تصمیمات راهبردی بهتر کمک بسزایی می‌نماید.

رویکرد نوین تجارت دیجیتال، به ویژه مشتری مداری و حفظ مشتریان در چرخه سیستم تجاری سبب شده که در حال حاضر کسب و کارها و تجارت‌های گوناگون را برای تطابق دادن با این معیارها مورد تجزیه و تحلیل قرار دهیم. بنابراین لازم است که هر سیستم و یا سازمان یک رویکرد، استراتژی هوش تجاری منحصر بفرد خود را داشته باشد.

چنانچه از هوش تجاری در پیشبرد اهداف سازمانی استفاده کنیم، تجزیه و تحلیل‌های آن می‌تواند سبب سرعت گرفتن در گسترش و رشد تجارت شود.

شما با استفاده صحیح از هوش تجاری علاوه بر کسب اطلاعات کلیدی و راهبردی از مشتریان یاد می‌گیرید که چگونه بیشتر و بهتر خدمات و محصولات خود را به فروش برسانید.

بیشتر بخوانید: هوش تجاری (Business Intelligence)، مزایا و نمونه‌های آن

مراحل پیاده سازی هوش تجاری گام به گام:

برای رسیدن به این مقصود لازم است مراحلی را در پیاده سازی هوش تجاری طی کنیم. اگر به طور خلاصه بخواهیم به آن اشاره کنیم:

1. موارد مورد نیاز (نیازمندی‌ها) را شناسایی کنید. ارزیابی کسب و کار کنید. به این معنا که ریسک‌ها و فرصت‌های سازمان را شناسایی کرده و توجیه کنیم که هوش تجاری چگونه با این ریسک‌ها و فرصت ها برخورد خواهد کرد.
2. مسئولیت‌ها را تعیین کنید.
3. داده ها را تأیید کنید.
4. فروشندگان BI را شناسایی کنید.
5. به دنبال ویژگی‌های اصلی باشید.
6. از نسخه‌های آزمایشی و رایگان استفاده کنید.
7. یک نرم افزار را انتخاب کنید.
8. سوالات خاص فروشنده را بپرسید.
9. شفاف کردن اطلاعات.
10. کارمندان را آموزش دهید.
11. استقرار BI.
12. رویکردی یکپارچه داشته باشید.
13. اهداف را تعریف و تصحیح کنید.

حال به تفصیل آنها می‌پردازیم.

پرسنل و سهامدار آگاه:

این رویکرد بیشتر برای کم کردن مقاومت و پایداری عناصر تاثیرگذار در رشد و پیشرفت سازمان چه در قالب سهامدار و چه در قالب کارکنان است. در این حالت افراد در برابر تغییر کمتر مقاومت می کنند و به آموزش دیدن تشویق می‌شوند.

البته قابل توجه است که آموزش دیدن تمام کارکنان و سهامداران به یک میزان بسیار سخت خواهد بود و کار آسانی نیست. چرا که هم هزینه زیادی صرف اینکار می‌شود و هم کارکنان باید به سوی فناوری جدید سوق داده شوند. در این مرحله شما به کارکنان و ذینفعان یاد می‌دهید که هوش تجاری تجاری چگونه می‌تواند در سازمان عامل سود دهی شود.

در این پروسه شما به برنامه‌ای مدون درمورد اینکه به چه صورت می‌خواهید با استفاده از هوش تجاری به هدفتان نزدیک بشوید نیاز دارید.

مشخص کردن اهداف:

• منظور این است که اهدافی که می‌خواهید بعد از اجرای هوش تجاری بدست آورید را معلوم کنید.
• با روشن بودن اهداف می‌توانید برنامه ها و استراتژی‌های عملی بهتری تنظیم کنید.
• ذینفعان با این کار متوجه می‌شوند که از ابزارها و روش های مورد استفاده در هوش تجاری چه انتظاراتی قابل تصور است.

معیارها و شاخص‌های اصلی را تعیین کنید:

• حتما برای عملکردهای خود و استراتژی های برآمده از هوش تجاری شاخص‌ها و معیارهای کلیدی و موثر را تعیین و تنظیم کنید.
• زمانی که شما برای رسیدن هدف نهایی خود از هوش تجاری استفاده کنید و این سیستم را با برنامه‌ریزی‌ها و هدف‌گذاری‌ها تعریف می‌کنید، وارد مرحله بعد می‌شوید.
• در این مرحله باید شاخص‌ها و معیارها را اصلی عملکرد را که تعیین کردید تعریف نمایید. اینکار به ذینفعان و کارکنان کمک می‌کند که افق دید روشنی نسبت به استراتژی‌ها داشته باشند.
• این شاخص‌ها به شما در دستیابی به اهداف کمک خواهند کرد و با استفاده از آن ها می‌توانید تصمیمات بهتر و راهبردی بگیرید.
• شاخص‌هایی که تعیین می‌کنید باید طبق یک مثلث شکل گرفته باشند که شامل: قابلیت اندازه گیری، انطباق با اهداف و کلید رسیدن به هدف می‌باشد.

داشتن تیمی ایده پرداز:

گام بعد در اجرای موفق و موثر هوش تجاری این است که تیمی داشته باشید سرشار از ایده، خلاقیت و سرعت در اجرای ایده‌ها.

به یک تیم قوی برای جمع آوری داده ها، پاکسازی داده ها، پردازش داده ها و تجزیه و تحلیل داده احتیاج دارید.

نرم افزارهای کارآمد:

در مرحله بعدی اجرای هوش تجاری باید بهترین نرم افزار مناسب با تجارت و کسب و کارتان را تهیه کنید.

به صورت جزئی‌تر هریک از مراحل و بخش‌های اجرای هوش تجاری نیز احتیاج به یک نرم افزار جایگزین دارند.

برای اجرای هوش تجاری می‌توانید برای مثال از ابزارهای متفاوتی همچون: Power BI، Tibco، IBM و Tableau استفاده کنید.

اجرای استراتژی پیاده سازی هوش تجاری:

• وقتی تمام موارد بالا را فراهم و آماده کردید، احتیاج به یک استراتژی درست جهت پیاده سازی هوش تجاری دارید، تا فرآیند موفقیت آمیز باشد.
• لازم است در این مرحله تعیین کنید که رویکردتان استراتژیک یعنی بالا به پایین است یا تاکتیکی یعنی از پایین به بالا.
• اگر روش مورد نظر شما Top Down باشد، نخست هدف‌ها را تعیین می‌کنید و بعد برای سنجش و اندازه گیری هدف‌ها با تیم خود وارد ارتباط و تصمیم‌گیری می‌شوید. این بخش تنها به تعیین معیارها و هدف ها محدود است و ارتباطی به تعریف و تشریح روش‌های دستیابی ندارد.
• اگر روش پایین به بالا را انتخاب کنید، یعنی تاکتیکی، شما تصمیم دارید که مشکلات تجاری پیش رو را پیدا کنید و بهترین راه‌حل را برای رفع آن بدست آورید.

شرح وظایف:

• پس از تشکیل گروه، تهیه نرم‌افزارها و تعیین رویکرد نوبت به تفویض وظایف می‌رسد و لازم است در این مرحله وظایف تعریف شوند.
• سپس وظایف را واگذار می‌کنید و منابع گردآوری شده برای هر طبقه را به افراد تخصیص می دهید.

بیشتر بخوانید: تفاوت‌ها و رابطه میان هوش تجاری و هوش مصنوعی

ایجاد روشی برای پاکسازی، پردازش و تجزیه و تحلیل داده‌ها:

حال که تیم، ابزارها و استراتژی‌ها را گردآوری کردید زمان فراهم کردن ابزارهای پاکسازی داده رسیده است. در طول اجرای یک فرآیند بسیاری از داده‌ها بی مصرف و بی کیفیت هستند و وجودشان ضرورتی ندارد. بنابراین لازم است این منابع را از بین ببرید و جا را برای منابع بهتر و باکیفیت باز کنید.

یک روند بازرسی دوره ای احتیاج دارید تا داده ها را به لحاظ کیفیتی مورد بررسی قرار دهد. این کار در واقع سبب می‌شود شانس شما برای رسیدن به موفقیت و در نهایت دستیابی به اهداف بیشتر شود. این کار را باید در مورد داده‌های خوب و با کیفیت نیز انجام دهید، سیستمی ایجاد کنید که داده های را با استفاده از یک نقشه راهبردی در زمان طرح سوالات و ابهامات مورد پردازش قرار دهد.

پس از اینکار لازم است برای فهم صحیح از رفتارها و واکنش‌های کاربر ابزارهای تجزیه و تحلیل پیاده سازی هوش تجاری (Power Bi، Tableau و یا Cognos) را ادغام نمایید.

اجرای چرخه اثبات :

• در این مرحله لازم است هرآنچه را که جهت اجرا و پیاده سازی هوش تجاری گردآوری و آماده کرده‌اید را پیاده سازی کنید تا به اثبات برسد.
• در واقع در این مرحله شما متوجه می‌شوید که استراتژی هوش تجاری در کسب و کار شما تاثیر مثبت داشته و شما به اهداف خود نزدیک شده اید و یا سبب پس رفت شما شده است.
• اگر از KPI و اهداف دور شدید، لازم است به دنبال علت این پس رفت باشید. سپس با عیبیابی صحیح به تصمیم گیری و اعمال استراتژی های بهینه و اصلاح شده بپردازید.

تغییرات را اجرایی کنید:

حال که تجربیات و بینش کافی از استراتژی های قبلی بدست آورده اید یک هدف گذاری دیگر کنید و از استراتژی دیگری استفاده نمایید تا تفاوت و فاصله میانشان را بسنجید. در واقع شما همواره در حال  اصلاح روش های دستیابی به اهداف هستید و مرتبا بروز می‌شوید.

این زنجیره ادامه دارد و شما همواره می‌توانید از نتایج قبلی و تجمیع درست آنها در پیاده سازی هوش تجاری و رسیدن به اهداف استفاده کنید. در این صورت می‌توان امیدوار بود که فرآیند هوش تجاری ما با موفقیت به انجام رسیده است.