توسط : بعنوان یک تیم روابط عمومی حرفه‌ای چگونه به مدیران سطح بالایی خود اثبات می‌کنید که تمام کارهایی که انجام می‌دهید از شخصی‌سازی قطعات و ارسال مطالب مطبوعاتی تا همکاری با اینفلوئنسر‌ها و تهیه یک استراتژی اجتماعی نتایج کسب و کار را تغییر می‌دهد؟ آیا این فعالیت‌ها به بهبود ROI روابط عمومی منجر می‌شود؟ در دنیای واقعی و عملی اگر نتوانید داده‌ها را استخراج کنید، آن‌ها را تفسیر کنید و گزارش روابط عمومی قانع کننده‌ای از آن ارائه دهید، هیچ نرم‌افزار روابط عمومی هم کمک کننده نخواهند بود.
بخش بازاریابی و ارتباطات شما ممکن است اطلاعاتی برای مدیریت فرآیند داشته باشد، اما با ابزار مناسب، متخصصان روابط عمومی و رسانه‌های اجتماعی نه تنها می‌توانند یاد بگیرند که چه چیزی را باید اندازه‌گیری کنند، بلکه می‌توانند گزارش‌های حرفه‌ای ایجاد کنند که به بهترین وجه نشان دهنده ارزش تجاری فعالیت‌ها باشد.
پلتفرم‌های هوش رسانه‌ای اغلب شامل داشبوردهایی برای مصور‌سازی داده‌ها (مانند نمودارها، هیت‌مپ‌ها و ابرهای کلمات) هستند که می‌توانید به راحتی از آن استفاده کرده و در گزارش‌های خود بگنجانید. با این داده‌ها، شما آماده هستید تا یک گزارش داده‌محور را برای اثبات مشارکت تجاری تیم ارتباطی و روابط عمومی با سازمان، به صورت ماهانه، سه ماهه، سالانه و یا به موقت به نمایش بگذارید.
از مشاوران برای ارائه گزارش روابط عمومی مشورت بگیرید
قبل از اینکه بخواهید فکر کنید یک گزارش روابط عمومی حرفه‌ای باید شامل چه چیزهایی باشد، ممکن است لازم باشد از افراد خارج سازمان مشاوره بگیرید. این که آیا شما به دنبال این هستید که گزارش خود را به سطح بعدی برسانید یا تازه کار خود را با روابط عمومی داده محور آغاز کرده‌اید. یک مشاور که در زمینه اندازه‌گیری و گزارش‌دهی تخصص دارد می‌تواند به شما اطمینان دهد که شما مرتبط‌ترین اطلاعات را استخراج می‌کنید و آن را به روشی واضح و مناسب ارائه می‌دهید.
[toggle title=”یک گزارش روابط عمومی خوب باید:” state=”open”]
- مطابق اهداف تجاری باشد
- ROI کامل PR و فعالیت‌های اجتماعی را محاسبه کند
- یک کیس قوی برای افزایش بودجه ارائه کند[/toggle]
مشاوران صنایع به ارائه به موقع گزارشات مربوط به هر بازه زمانی یا مساله خاص به بهترین نحو ممکن کمک می‌کنند. علاوه بر اینکه پیگیری و رصد داده‌ها برای تعیین استراتژی و هدایت فعالیت‌های روزانه بسیار ارزشمند است، تعیین زمان جمع‌آوری و ارائه آن نیز می‌تواند یک چالش باشد. مشاوران همچنین می‌توانند معیارهای رقابتی پیشرفته‌تری مخصوص صنایع مختلف و انواع کسب و کارها ایجاد کنند.
پس از شناسایی KPIهای مناسب برای پیگیری، آماده اجرای چارچوب گزارش خود هستید.
چارچوب‌های گزارش
گزارش جامع و واضح برای تصمیم‌گیری داده‌محور بهتر بسیار مهم است. منتظر نمانید تا پایان سال از هر بخش خواسته شود تا گزارش خود را ارائه دهد، تا KPIهای خود را اندازه گیری کنید. در این مقاله بررسی می‌کنیم که چگونه بهترین نتایج و گزارش‌ها را در فواصل زمانی به موقع ارائه دهید. همچنین راهنمایی‌های مربوط به گزارش‌های مربوط به فعالیت‌های تبلیغاتی، کمپین‌ها و بحران را نیز در این پست شرح خواهیم داد.
انواع گزارش روابط عمومی
۱) گزارش‌های ماهانه
مخاطب این نوع گزارشات می‌تواند مدیر شما یا حتی مدیران رده‌های بالاتر باشند. تعیین کنید که آیا در مسیر صحیح هستید یا خیر؟ با داشتن این گزارش اگر یک برنامه بیش از انتظارات پیش رفته باشد، شانس شما را برای تغییر منابع و انجام کارهای بیشتر افزایش می‌دهد. اگر نتایج کمتر از حد انتظار است، می‌توانید تنظیمات و تغیییراتی را انجام دهید یا برای متوقف کردن برنامه و تلاش برای برنامه‌ریزی جدید اقدام کنید.
۲) گزارش‌های سه ماهه یا فصلی
مخاطبان این نوع گزارش مدیر ارشد ، مدیر ارشد ارتباطات و یا CMO شرکت است. به گزارش‌های ماهانه به عنوان نمرات آزمون و گزارش‌های سه ماهه به عنوان کارت گزارش خود نگاه کنید. در اینجا شما نه تنها روندها را ردیابی می‌کنید، بلکه نتایج را ارائه داده و از آن‌ها دفاع خواهید کرد. آیا KPIهای شما ارزش تجاری فعالیت‌های شما را نشان می‌دهند؟
همچنین بخوانید: شاخص کلیدی عملکرد (KPI) چیست؟
گزارش روابط عمومی مؤثر قادر خواهد بود آورده‌ی هر دلار هزینه و چگونگی سهم این هزینه را در اهداف کسب و کار حساب کند. برنامه‌های خاص به شما امکان می‌دهد هزینه‌های انجام شده را به درآمد ایجاد شده توسط آن به وضوح پیوند دهید. به عنوان مثال، قرار دادن لینک‌های صفحات فرود که نهایتا منجر به فروش می‌شوند.
۳) گزارش‌های سالانه
این نوع گزارش عموما به CMOها، مدیر عامل‌ها، هیئت مدیره و سرمایه گذاران ارائه می‌شود. در پایان هر سال مالی، تیم اجرایی درباره بودجه سال آینده تصمیم‌گیری می‌کند. بنابراین گزارش شما استراتژی بلند مدت آن‌ها را شکل می‌دهد. این فرصتی برای شماست تا برای ایجاد پرونده برای ابزارهای دیگر، منابع و هزینه‌های دیگر مدیران و سرمایه‌گذاران را قانع کنید یا حداقل، انتظارات بسیار واضحی را در مورد آنچه که فعالیت‌های شما می‌تواند با توجه به بودجه موجود حاصل کند، تعیین کنید.
۴) گزارش‌های کمپین
مخاطب این نوع گزارش‌ها بسته به اندازه کمپین یا بحران، مشابه گزارش‌های ماهانه یا سه ماهه است. اصولا کمپین‌ها باید با یک هدف بسیار خاص شروع شوند، به عنوان مثال راه اندازی یک محصول جدید، ورود به بازار جدید و یا به دست آوردن یک کلمه کلیدی در یک تبلیغ، رویداد یا موضوع خاص. سپس گزارش شما موفقیت شما را در دستیابی به نتایج مرتبط تحلیل می‌کند.
۵) گزارش بحران
مخاطب گزارش‌های روابط عمومی در زمان بحران بسته به نوع بحران و مسیر آن، ممکن است از مدیر شما تا بالاترین مدیران سازمان باشد.
با روش مواجهه با بحران روابط عمومی آشنا شوید:
چگونه یک بحران روابط عمومی را در ۱۰ مرحله مدیریت کنیم؟
یک بحران می‌تواند یک برند را از بین ببرد یا فرصتی برای اثبات تعهد شما نسبت به مشتریان و جامعه باشد. از همه مهم‌تر، شما می‌خواهید نشان دهید که روابط عمومی و اجتماعی چگونه به رفع اختلافات کمک کرده، ارتباط را به هم نزدیک کرده و دوباره به سطوح معمولی باز گردانده است. اگرچه معیارها و شاخص‌ها شما را در هر قدم از راه راهنمایی می‌کند، اما تیم روابط عمومی شما می‌خواهد از اینکه هر لحظه در جریان بحران است اطمینان حاصل کند. به روزرسانی خودکار داشبورد‌های آنلاین بسیار مهم است.
اندازه‌گیری نمونه‌ها و عناصر کلیدی گزارش
علاوه بر KPIهایی که شما برای روابط عمومی و اهداف تجاری خود تعیین می‌کنید، سه عنصر مهم دیگر نیز وجود دارند که می‌توانند گزارش شما را بهبود دهند.
-
خلاصه‌ها
زمانی که یک گزارش ماهانه، سه ماهه یا سالانه را ایجاد می‌کنید، می‌خواهید خلاصه فعالیتی را ارائه دهید که نشان می‌دهد روند برنامه‌های شما چگونه است. در اینجا جزییات برند و خلاصه‌ی فعالیت‌ها را در نظر می‌گیریم.
-
معیارها
معیارها، به ویژه برای گزارش‌های سه ماهه و سالانه از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است و به شما امکان می‌دهد خود را با رقبا و همچنین عملکرد خود در دوره‌های قبلی مقایسه کنید. این معیارها را می‌توان از دیتای شبکه‌های اجتماعی دریافت کرد.
-
هوش رقابتی
تیم شما یک گزارش سالانه از فعالیت‌های خود را ارائه می‌دهد تا موقعیت خود را در صنعت برجسته کند (به عنوان مثال از طریق نفوذ پیام) و چندین فاکتور مثل حجم و احساسات را برای نمایش حضور کلی رسانه‌ای خود ترکیب نماید.
برقراری ارتباطات داده محور برای ادامه حیات کسب و کار
اینکه استفاده هوشمندانه از داده‌ها، درک روابط عمومی از هزینه به رشد را آسان کند کار راحتی نیست. اما با پیگیری مداوم نتایج و گزارش روابط عمومی در مورد آن‌ها، شما در مسیر ایجاد اعتبار روابط عمومی و رسانه‌های اجتماعی به عنوان شریک اصلی موفقیت کسب و کار خواهید بود.
برای تیم روابط عمومی هر سازمان مهم است که بداند مخاطبان کی، کجا و چه چیزی در مورد سازمان و برند می‌گویند و از آن گفته‌ها در راستای بهبود برند خود، جلوگیری از ایجاد بحران و برقراری ارتباط بهتر با مخاطبان استفاده کند. این مساله در دنیای آنلاین امروز ضروروتی دو چندان دارد.. جمع‌آوری داده و استفاده از آن برای اهداف روابط عمومی امری ضروروی و البته نه چندان ساده است. اینکه تیم روابط عمومی شما بتواند گزارش‌های مقطعی یا موضوعی از عملکردتان و احساسات مخاطبان نسبت به آن ارائه دهد یک مزیت مهم محسوب می‌شود.
با استفاده از پلتفرم‌های رصد و مانیتورینگ شبکه‌های اجتماعی داده‌ها به سرعت و در کمترین زمان ممکن در اختیار شما قرار گرفته و می‌توانید گزارش‌های مفیدی از آن استخراج کنید. دیتاک با ارائه سامانه رصد و پایش فضای مجازی پیشروی این موضوع بوده و می‌تواند بهترین نتایج گزارشی را به تیم شما ارائه دهد. برای آشنایی بیشتر با سامانه دیتاک و استفاده از نسخه دموی آن روی لینک زیر کلیک کنید.
[button color=”red” size=”big” link=”https://dataak.com/#contact” icon=”” target=”true” nofollow=”false”]درخواست دموی سامانه رصد فضای مجازی[/button]
