بهترین تکنیک‌های مدیریت زمان در روابط عمومی آنلاین

روابط عمومی آنلاین یک صنعت در حال رشد است که تاثیر زیادی در رونق کسب و کارهای مختلف دارد. یکی از مهارت‌های اساسی برای پیشرفت در این زمینه، استراتژی مدیریت زمان در روابط عمومی آنلاین است. چرا که باید مجموعه‌ای از کارها همزمان و با سرعت بالا انجام شود. این در حالیست که گاهی با کمبود وقت مواجه می‌شوید.

البته نگران نباشید! چون ما قصد داریم در اینجا به چندین تکنیک کاربردی برای مدیریت زمان در روابط عمومی آنلاین بپردازیم. پس این مطلب را از دست ندهید.

• کارهای خود را اولویت بندی کنید

یکی از بهترین تکنیک‌ها برای مدیریت زمان در روابط عمومی، اولویت‌بندی کارهاست. از آنجایی که باید لیستی از کارها را انجام دهید و در عین حال همه امور اهمیت برابری ندارند، باید ضروری‌ترین امور را در رأس قرار دهید. برخی از کارها اگر با وقفه انجام شوند، آسیبی به روابط عمومی آنلاین وارد نمی‌کنند.

برای مثال در شبکه‌های اجتماعی ارتباط با مخاطب ضرورت دارد، اما انتشار محتوا اولویت بیشتری دارد. اگر صفحه شما برای مدت طولانی بروزرسانی نشود، آسیب زیادی به روابط عمومی وارد می‌کند،  اما اگر چند روز فرصت پاسخگویی به مخاطبان را نداشته باشید و آن را به یک روز در هفته موکول کنید، احتمالا اتفاق خاصی نمی‌افتد.

این دقیقاً کاریست که بسیاری نسبت به آن سهل انگاری می‌کنند. درحالیکه اولویت‌گذاری کارها می‌تواند استرس ناشی از اینکه «وای من از کجا شروع کنم» را از بین ببرد. برای اولویت‌بندی، همه کارها را روی یک دفترچه کوچک یاداشت کرده و سپس برحسب میزان اهمیت و فوریت به آن‌ها نمره بدهید.

برای انجام این کار ماتریس آیزنهاور کمک زیادی به شما خواهد کرد.

بیشتر بخوانید: ۱۸ ابزار رصد روابط عمومی آنلاین | ابزارهای PR برای رصد فضای مجازی

• هنگام واگذاری کارها به اعضا تیم با آن‌ها ارتباط برقرار کنید

وقتی مسئولیت‌ها و وظایف گسترده سازمان به سایر اعضا واگذار می‌شود، نباید ارتباط خود را با آن‌ها قطع کنید. به این امید که اعضا خودشان می‌دانند که چه کاری باید انجام دهند، آن‌ها را به حال خود رها نکنید.

این روش شاید از مسئولیت شما بکاهد. اما نتیجه آن چندان مطلوب نیست. حتی ممکن است کارها به دلیل نبود ارتباط به حالت تعلیق درآید.

• در انجام کارها تعلل نکنید

یک عبارت ارزشمند برای مدیریت زمان در بحث روابط عمومی آنلاین وجود دارد: «من تحت فشار بهتر کار می‌کنم.»

بسیاری از افرادی که در انجام امور موفق هستند و هیچگاه با کمبود وقت روبه رو نیستند، معتقدند گفتن و تکرار این جمله بهانه‌ای است که باعث می‌شود تا از تعویق انداختن کارها خودداری کنید.

قانون ۵ ثانیه یکی از راه‌هایی است که به شما کمک می‌کند تا در زمان مدیریت امور تعلل و تنبلی را کنار بگذارید. به این صورت که با شمردن ۵ عدد به یکباره و بدون فکر کردن از جای خود بلند شوید. درست مثل زمانی که در رختخواب غلت می‌خورید و توانی برای بلند شدن ندارید. اما وقتی با شمردن ۵ ثانیه به یکباره و بدون فکر کردن رختخواب را رها می‌کنید، یک قدم به سمت هدف پیش می‌روید.

برای پیشرفت کردن لازم است که از همین حالا و بدون وقفه شروع کنید. روابط عمومی قابل پیش‌بینی نیست. ممکن است شما در زمان صبح کار زیادی نداشته باشید، اما عصر به یکباره به فهرستی از کارهای تلنبار شده روبه‌رو شوید. در حالیکه اگر کارهای صبح را به اتمام رسانده باشید، زمان عصر حتی برای سخت‌ترین کارها دچار استرس نمی‌شوید.

• از اظهار کردن کار زیاد به مخاطبان خودداری کنید

وقتی در شبکه‌های اجتماعی در حال ارتباط با مشتریان یا مخاطبان خود هستید، نیازی به گفتن اینکه «چقدر سرم شلوغ است» و یا «فرصت پاسخگویی ندارم» معقول و منطقی نیست. این کار آسیبی زیادی به روابط عمومی آنلاین وارد می‌کند.
یکی از کارهایی که باید برای موفقیت این استراتژی انجام دهید، ترغیب مخاطبان برای اظهار نظر است. ولی وقتی آن‌ها در جریان نداشتن فرصت و حجم سنگین کارهای شما قرار بگیرند، از اظهار نظر صرف‌نظر می‌کنند.

• بخشی از روز را برای پاسخگویی انتخاب کنید

برای موفق شدن در روابط عمومی آنلاین پاسخگویی به مخاطب تاثیر مهمی دارد. اما از آنجا که باید به سایر کارهای مهم در فهرست این استراتژی رسیدگی کنید، لازم نیست تمام وقت خود را برای پاسخگویی به مخاطبان صرف کنید. شما می‌توانید در پایان روز وقتی را برای پاسخگویی مشخص کنید. برای مثال در ساعت ۲۱ تا ۲۲ شب به سوالات، پیشنهادات و انتقادات آن‌ها پاسخ دهید.

اگر بخواهید در طی روز مدام برای پاسخگویی به مخاطبان وقت صرف کنید، حواس‌پرتی و موضوعات حاشیه‌ای هم تمرکزتان را به هم می‌زند. حتی اگر فکر کنید طی ۵ دقیقه به نظرات و سوالات پاسخ می‌دهید، رابط کاربری این فضا به گونه‌ای است که بطور ناخودآگاه می‌تواند چند ساعت وقتتان را بگیرد.

• به سراغ تکنولوژی‌های جدید بروید

استفاده از روابط عمومی آنلاین خودش یک تکنولوژی محسوب می‌شود که شما را از فضای سنتی فرسنگ‌ها دور می‌کند. با این وجود کار با این فضا باز هم به تکنولوژی پیشرفته‌تر نیاز دارد. در مدیریت زمان باید سعی کنید از راه‌های میانبر استفاده کنید. برای مثال شما در چندین شبکه از جمله پینترست، لینکدین، اینستاگرام، تلگرام و …. صفحه دارید و هر روز باید این صفحات را بروزرسانی کنید. به نظر شما انتشار تنها یک مطلب برای هر یک از شبکه‌ها کار زمان‌بری نیست؟

به جای این کار می‌توانید از ابزارهای مدیریت شبکه‌های اجتماعی استفاده کنید. کافیست یک پست یا محتوا را در این ابزارها قرار دهید. حتی می‌توانید زمان و تاریخ انتشار را نیز برای آن تعریف کنید. در این صورت ابزار به صورت اتوماتیک محتواهای شما را در شبکه‌های موردنظر در زمان و تاریخ مشخص شده منتشر می‌کند.

بیشتر بخوانید: روابط عمومی را برای برندسازی تقویت کنید | تاثیر روابط عمومی دیجیتال در برندینگ

• قانون یک دقیقه را اجرا کنید

قانون یک دقیقه می‌گوید شما باید کارهای مهم اما سبک را به مدت یک دقیقه انجام دهید. برای مثال پاسخ دادن به ایمیل می‌تواند به همین اندازه از شما وقت بگیرد.

اما قانون یک دقیقه را در کجا انجام دهید؟
در لابه لای کارهای سنگین و طاقت‌فرسا باید قانون یک دقیقه را اجرا کنید. ابتدا نیاز دارید لیست کارهای کوچک و ضروری را در یک کاغذ یادداشت کرده و در مقابل دید خود قرار دهید تا در مواقع مورد نظر یه سراغ انجام آن‌ها بروید. بعد از مدتی به روال کار عادت می‌کنید.

• مدیریت زمان در روابط عمومی آنلاین با پایش فضای مجازی

پایش فضای مجازی راهی برای صرفه‌جویی در زمان است. شاید بپرسید مگر چنین چیزی ممکن است؟ و پاسخ می‌دهیم بله ممکن است.

وقتی بدانید مخاطبان شما چه کسانی هستند، چه نیازی دارند، چه زمانی در شبکه‌های اجتماعی حضور پیدا می‌کنند، نظرشان در مورد برند، محصولات و یا خدمات شما چیست، می‌توانید زمان خود را برای ارتباط با آن‎ها تنظیم کنید. به عبارت دیگر رصد فضای مجازی به شما کمک می‌کند دقیقاً به کارهایی بپردازید که مخاطبان نیاز دارند. بنابراین از صرف کردن وقت برای کارهای غیرضروری جلوگیری می‌کنید.

از سوی دیگر این پایش فضای مجازی است که به شما کمک می‌کند سریع‌تر به نتیجه دلخواه خود برسید. در غیر اینصورت باید ساعت‌ها وقت خود را برای دستیابی به واکنش و فیدبک مخاطبان صرف کنید.

[divider style=”solid” top=”20″ bottom=”20″]

یک ابزار پایش فضای مجازی برای مدیریت زمان

حالا که از نقش پایش فضای مجازی در مدیریت زمان روابط عمومی آنلاین مطلع شدید، لازم است با سامانه روابط عمومی دیتاک نیز آشنا شوید. این ابزار جامع برای پایش و رصد شبکه‌های اجتماعی کاربرد دارد. با کمک آن می‌توانید تمامی داده‌هایی را که از اینستاگرام، توییتر، تلگرام و … در بدست می‌آورید، مشاهده و بررسی کنید. این ابزار در آنالیز این داده‌ها به شما کمک می‌کند. به طوری که می توانید با سرعت بیشتری احساسات مخاطبان به برند یا محصول خود یا رقبا را مشاهده کنید.

اگر فکر می‌کنید به ابزار رصد و آنالیز فضای مجازی دیتاک نیاز دارید برای دریافت مشاوره و نسخه دموی سامانه روابط عمومی با کارشناسان دیتاک در ارتباط باشید.

[button color=”red” size=”big” link=”https://dataak.com/%d8%a7%d8%b1%d8%aa%d8%a8%d8%a7%d8%b7-%d8%a8%d8%a7-%d8%af%db%8c%d8%aa%d8%a7%da%a9/” icon=”” target=”true” nofollow=”false”]تماس با کارشناسان دیتاک[/button]